Eine digitale Ablage speichert Dokumente in einem DMS (Dokumenten Management System) so, dass sie mit Volltextsuche wieder auffindbar sind.

Scannen, speichern, Original archivieren oder vernichten

Die Originale stammen aus Quellen wie eMail, Scan, Netzwerk-Ordner (Folder) oder mit der Mobile-App fotografiert (Spesen). Beim Einlesen werden die Dokumente mit Attributen versehen, sodass sie etwa leichter gruppiert werden können. Beispiel: Die Steuererklärung 2025 besteht aus 25 einzelnen Belegen, wie Arztrechnungen, Lohnausweis, Bankauszug oder Unterhaltsrechnungen. Sie alle erhalten die zwei Attribute (Tag) Steuern und 2025. Damit lassen sich in Zukunft alle Belege darstellen, die mit Steuern oder den einzelnen Jahren zu tun haben.

Digitale Ablage mit Attributen wie Korrespondenten

Ein Korrespondent kann ein Geschäftspartner, die Bank oder ein häufig verwendeter Online-Shop sein. Alle Belege werden dem Korrespondent zugeordnet und werden dadurch ebenfalls leichter und in Milisekunden auffindbar.

Dabei können die Dokumente aus unterschiedlichen Quellen stammen. Um die Verwaltung nachvollziehbar zu machen, werden die Dokumente mit verschiedenen Attributen versehen. Mit Hilfe von Korrespondenten, Tags, Dokumenttypen und Speicherpfade werden die Dokumente automatisch einsortiert.

Volltextsuche in der digitalen Ablage

Egal, ob Office-Dokumente, PDF oder Bild. Die Volltextsuche erlaubt ein schnelles Auffinden der Dokumente, meist in Milisekunden. Fast egal, wieviele Dokumente in der Datenbank gespeichert sind.

Die Inbox in der digitalen Ablage

Neue Dokumente werden automatisch markiert (getagt), sie erhalten einen Stempel mit dem Aufdruck „Inbox“. Damit hat man immer die Übersicht, was gerade neu angekommen ist. Aus der Inbox heraus lassen sich die Dokumente mit weiteren Attributen versehen. Damit lernt das System und mit jedem hinzkommenden Dokument wird die manuelle Umverteilung weniger.